Viele Menschen empfinden es als unangenehm, zwischenmenschliche Probleme offen anzusprechen. Also schweigen sie lange oder reden um den „heißen Brei“ – auf Lasten ihres Wohlbefindens und Ihre Zufriedenheit. Insbesondere Führungskräfte sollen jedoch, Probleme rechtzeitig und wertschätzend ansprechen. Denn wenn sie aus Angst oder Scham nichts sagen, spitzt sich die Situation zu.

Führungs-Tipp 1: Sprechen Sie Problem bald an.

Schieben Sie das heikle Gespräch nicht auf die lange Bank. Vor allem als Führungskraft sollten Sie maximal eine Nacht darüber schlafen, wenn Sie einem Mitarbeiter etwas zu sagen haben. Vermeiden Sie, als Vorgesetzter Probleme erstmals im Mitarbeitergespräch zu thematisieren. Ein Mitarbeitergespräch dient der zusammenfassenden Würdigung der vergangen Leistung und Vereinbarungen für die Zukunft. Themen zeitnah anzusprechen, zeugt stets von einen intakten und wertschätzenden Beziehung. Suchen Sie eine günstige Gelegenheit, in der Sie und Ihr Gesprächspartner nicht unter Druck stehen und die Grundstimmung zwischen Ihnen gut ist. Besprechen Sie heikle Dinge möglichst unter 4 Augen. Wenn sich Publikum nicht vermeiden lässt, dann sprechen Sie das Thema möglichst dezent an. Nehmen Sie den anderen kurz zur Seite. Sprechen Sie leise. Und ziehen Sie auf keinen Fall mehr Aufmerksamkeit auf sich als unbedingt nötig.

Führungs-Tipp 2: Trennen Sie Wahrnehmung von Interpretation.

Wenn Sie etwas Unangenehmes ansprechen, schildern Sie erst Ihre Wahrnehmung nach dem Motto: „Mir fällt auf/ich habe gehört/gesehen…,“ statt „Du hast gesagt/getan …“. Ohne jegliche Wertung geben Sie dem Gesprächspartner Gelegenheit, zuzustimmen oder zu kommentieren. Schildern Sie Ihre Beobachtung möglichst konkret und meiden Sie Pauschalierungen wie dauernd, unzuverlässig, nie ….  Denn solche Pauschalierungen sind nicht nur unzulässig, sie wirken auch anklagend. Dagegen wird sich der Gesprächspartner wehren, indem er anhand einer Ausnahme belegt, dass das Vorkommnis eben nicht dauernd, unzuverlässig oder nie war. Und er ernennt damit zum weiteren Gesprächsgegenstand, was dauernd oder zuverlässig ist. Wenn Sie mit solchen „Gegenargumenten“ rechnen, schildern Sie Ihre Wahrnehmung detailliert, ggf. basierend auf Aufzeichnungen. Erst wenn Sie die Zustimmung Ihres Gegenübers zu Ihrer Wahrnehmung haben, schreiten Sie weiter:

Führungs-Tipp 3: Schildern Sie die Folgen und Reaktionen.

Geben Sie sich weiterhin kameradschaftlich. Bleiben Sie urteilsfrei und verzichten Sie auf Vorwürfe. Benennen Sie die Folgen seines Verhaltens sachlich und/oder emotionale Reaktionen. Letzteres kann Ihre Sorge, Befürchtung oder Irritation sein – dem kann niemand widersprechen. Viele Verursacher sind sich über die Folgen Ihres Handelns nicht bewusst und können nun besser einordnen, warum ihr bisheriges Verhalten oder ihre bisherige Arbeitsweise unpassend waren.

Führungs-Tipp 4:  Artikulieren Sie Ihren Wunsch.

Schließen Sie die Problemansprache in einer kooperativen Variante mit Ihrem Wunsch. Oder in einer autoritären Version mit Ihrer Erwartung oder Entscheidung. Danach sind viele Angesprochene froh und dankbar, in einer wieder tragfähigen Beziehung weiter zu arbeiten.